编写简介：PPT是一对多信息传递的绝佳工具，但有些人认为PPT不适合当今项目管理的步伐。PPT真的没那么重要吗？我们应该如何对待和使用PPT？作者对这个话题进行了思考和分析，让我们一起来看看。

一些项目经理会这样想：

PPT不适合今天项目管理的节奏。这既费时又费力。在项目管理中，有时间进行PPT，以赶上任务的施工周期。我还解释了一些事情。我还能做什么PPT。当我们准备向领导汇报PPT时，也许我们已经完成了事情。效率不是更高吗？作为一种效率工具，PPT的价值确实越来越小。

PPT真的没那么重要吗？在今天的工作和学习中，我们应该如何对待和使用PPT？

PPT产生于1988年，信息技术不发达，在线沟通成本高，线下交通不便。当时，PPT作为一种提高效率的办公辅助软件，可以让一群不容易聚在一起的人在合理的会议时间内更系统、更全面地理解更复杂的关键信息。

但到2021年，微信、钉钉、企业通信系统等智能工具更加普及，线下交通便利早已无法同日而语。现在每个人的工作节奏都在迅速加快，所以我们经常认为制作PPT会减缓工作进度。

然而，对于像三大运营商这样的企业来说，PPT已经渗透了很多年，已经形成了企业内部的工作习惯，甚至达到了依赖的地位，比如项目竞标评估、项目启动、月度工作报告、季度工作报告，甚至活动计划报告。因此，目前的PPT已经从一个简单的“效率工具”变成了一个“仪式工具”的味道。

如今，大多数项目经理使用越来越漂亮的PPT展示，这不仅是为了帮助演讲者传达信息，也是为了表明每个人都非常专业，非常重视你，而不是努力工作。

但我想注意的是，PPT从诞生之日到现在，其功能的关键始终在于追求“表达”和“理解”的效率。

回忆起我们使用PPT的图片，基本上是一对多，无论是任务报告还是培训，你不能保证所有接受信息的关键人员在短时间内在你的声明或手稿中获得你的信息，特别是涉及的人越多，人们的注意力理解越差，需要更生动的尝试，让关键人员有效、准确的理解。

所以“做PPT越来越没有意义”，这是对的，但并不完全正确:

• 是的，PPT总是需要准备的，因为大大小小的事情。它比沟通价值本身更注重仪式感。PPT的习惯应该修改
• 错误是因为每个人的时间价值都会越来越高，准确全面地交换复杂的信息也会越来越重要，一旦理解偏差，实施越快越完蛋

许多重要的信息比快更关键。从普及和结构的角度来看，没有什么比PPT更好的了，尤其是面对许多相关人员的项目管理。

在项目管理中，PPT是一对多信息传输的优秀辅助软件。在学习项目管理的五个过程组和十个知识领域，我们没有明确告诉我们什么时候需要PPT工具，但在实际管理过程中是必不可少的。因此，结合多年的项目管理经验，我梳理了以下PPT应用领域:

• 需求沟通环节=>项目初步解决方案
• 项目规划阶段=>项目规划实施方案
• 项目实施阶段=>项目重点报告
• 项目结束阶段=>项目末尾报告

现阶段一般分为两种情况，一是售前反馈的客户需求，二是客户积极询问，但无论出于什么原因，都需要制定项目的初步解决方案，了解客户的不足及其想要实现的目标。

此时，初步解决方案应包括公司的背景介绍、对当前客户需求的理解、过去的类似工作经验、对当前需求的实施意见、实施措施等。

此时，初步解决方案应包括公司的背景介绍、对当前客户需求的理解、过去的类似工作经验、对当前需求的实施意见、实施措施等。

此时，与其他办公软件相比，PPT可以更清晰、更快地介绍公司背景和相应的服务水平，帮助您快速做出决策，同时为项目审批做好准备。

项目中标后，具体项目经理必须根据项目技术规范和客户需求沟通，重新规划项目实施范围、资源配置等，一般项目管理计划为word格式，虽然可以非常完整地展示整个项目的实施措施，但不能展示工作的实施策略逻辑，特别是调查查询、市场研究、运营支持等类型的项目，没有什么比PPT更能体现详细的思维逻辑了。

在规划阶段沟通不好，会导致后续项目实施过程中沟通成本高。

在规划阶段沟通不好，会导致后续项目实施过程中沟通成本高。这就像“道”与“艺术”的关系。在项目规划阶段，客户应尽可能加入“道”层面，即项目整体实施策略的建立。针对策略定制相应的“术”。

项目实施阶段涉及更多的报告节点，无论是月度季度还是特殊材料，一般都是展示当前阶段的服务效果和下一阶段的工作计划报告。

在这个阶段，当涉及到最多的人时，项目的阶段结果及其下一阶段计划可能需要得到多个参与者的肯定。此时，PPT可以充分发挥其“表达”和“理解”的效率。项目经理根据PPT整合了多个阶段的结果信息，降低了相关人员的理解成本，使项目能够快速进入下一阶段。

项目结束是当前项目的结束，是下一个项目周期的开始。该项目是一种具有一定时间周期的特定物质，但并不意味着该物质将在项目结束后停止发展。

项目结束阶段与项目需求环节一样重要。在这个阶段，我们对项目有了更深入的了解，并可以根据当前的服务效果提出下一个项目的目标和预期结果，实施解决方案，从而促进新一轮项目周期投资的效果。

从项目管理的角度来看，PPT的第一原则不是美观，而是易读。

记住，无论在什么场景中，做PPT不是给自己看，而是给一个没有看过的人，所以快速让对方根据PPT理解你的输出内容，是完成使命，如何构建一个好的PPT表达逻辑，等于思考如何降低阅读成本，尤其是在越来越快的节奏。

PPT是一对多信息传递的绝佳工具，PPT一直在寻找“表达”和“理解”的效率。PPT的应用主题在项目管理的许多应用场景中也有所不同。

例如，在项目启动会议上，PPT的目的是将项目的“执行目标”传递给项目的“联系人”，在项目进度报告会议上，PPT的目的是将项目的“执行结果”传递给“客户”，突出了两个关键词“目标”和“目标”。

明确表达的关键主题是确立PPT的“目标”和“目标”。

让我们从“目标”开始。一般来说，目标不是指单一的个人，而是一个群体。在这个群体的阅读习惯下，我们的PPT应该符合他的逻辑思维和习惯，这通常是非常广泛的，一般不需要注意。

如果这个群体中有一个“关键”的角色，并且直接决定了当前的“目标”，那么“目标”可以模糊等于这个“关键”的角色。

让我们谈谈“目标”。“目标”是使用PPT工具将“目标”从A状态转变为B状态。这可以根据项目管理中的场景来理解：

在明确的主题中，排名应该是说服逻辑，其中常见的包括“解释排名”、“时长排序”、“构造排序”、几种类型的“水平排序”。

1）诠释排序

这是一种推理排序逻辑，是一种“目标”与“前提”有关的推理，例如“前提”是：“如果今天下雨，我们就去看电影”。结果是“我们没有去看电影”，所以“现在一定没有雨”，这种推理逻辑是有用的。一般来说，没有逻辑思维训练的学生很难保持严格的推理，所以这种方法在项目管理中很少见。

2）时长排序

它也可以理解为“逻辑关系排序”，即根据事物的发展过程来解释事物的顺序。任何事物的发展和变化都需要很长时间，如产品开发、方法迭代、施工进度、结果结论等，都应按时间顺序进行。

3)采用结构排序

我们需要有结构化的思维，从事物的内部结构和关系结构的角度来思考和思考问题。无论是对事物的内部结构，还是对事物之间关系结构的认知，本质都是掌握它们之间的逻辑顺序。

4）水平排序

也被称为关键顺序，是一组具有一定共同特征的事物，根据其关键和使用顺序，一般从高到低排列，先主后次，先强后弱。

以结构排序为例，它重视结构化思维或分类思维，让我们比较两组例子：

从情况A到情况B的必要相关元素保持不变，但如果没有排名或排名错误操作，这种状态变化的过程将非常痛苦，阅读成本将非常高。在这种情况下，我们在结构排序下展示关系因素，阅读起来容易吗？

组成是信息的搭配，信息映射到关系元素的具体内容。将关系元素的具体内容聚集在PPT模块页面上。如果不处理大量信息，就没有逻辑关联，其阅读理解成本仍然很高，因此需要重新安排具体信息。

例如，当项目经理解释其人力资源的主要因素时，如果信息没有组合，其显示形式可能如下：

乍一看，没有问题，各种问题都清楚地列出了，但事实上，我们的读者必须单独了解五个内容信息。

因此，如果我们对上述信息进行逻辑关系和整合，我们的内容信息将集中在某一点上，这可以降低读者的理解成本。

PPT的最后一个过程是页面排版。掌握排版的四个基本标准可以解决大多数问题。互联网上有很多关于四个标准的实际详细解释。这里不再讨论太多，这可能意味着：

1）反复

保持统一的风格至关重要，在文章中使用一致的模板，内容应为一致的排版、一致的字体、一致的颜色匹配、一致的形式等。；您可以重复使用相同的字体、字体大小、特殊颜色、图形风格，也可以在项目设置、文本和图形布局上重复。ppt上出现的所有内容都可以称为反复原素。ppt上多次出现的所有内容都可以称为

反复原素

。

2）比照

突出信息的关键，比较方法包括改变字体大小和颜色。您可以通过各种方式进行比较，其中简单的是应用字体的变化。比较不仅能让你的PPT看起来更有冲击力。对比突出内容，利用对比组织内容引起关注。各元素之间的差距比较可用于机构内容。每一部电影中的信息对比都会成功地引导读者的注意力，

因为对立的物品更容易引起人们的注意。

3）对齐

注意段落间距是否对齐，报告文本是否对齐，图形排版是否对齐，页面标题是否对齐等；梳理页面上的各种元素，使页面看起来

结构清晰，内容连贯

。

4）亲密

相关知识是否聚集，PPT中的各种知识是否紧密排列在一起，通常是告诉观众它们是否密切相关，它们之间的间距直接解释了一切。其次，亲密关系还包括内容是否提炼、段落层次是否不同、图片和文字是否协调等。

但我想说的是，在具体的项目管理中，除了掌握上述基本标准外，页面排版实际上还需要具备一定的欣赏能力，欣赏能力不是天生的，只看更多的写更多的模仿，在理论和实践中学习，一次又一次地成长，当积累到一定数量时，自然会想到春天，写上帝。

PPT在项目管理中的价值仍然值得我们的项目经理学习和积累，但我们必须避免在工作中过度追求PPT，超过其自身的沟通价值。

其次，PPT的关键必须是好读而不是漂亮。没有必要过分追求高大的动态效果和华丽的色彩。在项目管理中，只要读者能快速高效地理解所传达的信息，就能达到沟通的目的。记住不要在虚拟的道路上走得越来越远。本文由 @尼大胖 每个人都是产品经理，未经许可不得转载原件题图来自 Pexels，根据CC0协议